Persoana fizică (angajat sau parte relevantă externă / persoană interesată) care efectuează o raportare privind o posibilă încălcare a legii se numește avertizor în interes public.

Persoanele care doresc să efectueze o raportare cu privire la încălcarea legii sunt încurajate să utilizeze, în principal, canalele interne de raportare ale Novo Nordisk, iar, în subsidiar, canalul extern de raportare.

Procedura de raportare internă a încălcării legii și procedura de soluționare a raportărilor interne pot fi descărcate de aici.

În cazul în care angajatul Novo Nordisk dorește să sesizeze o încălcare a legii acesta poate să transmită o raportare prin oricare dintre canalele de raportare disponibile.

Problemele legate de etica în afaceri, principiile Novo Nordisk Way, calitate sau alte aspecte care presupun riscuri legale și/sau riscuri grave de altă natură pentru Novo Nordisk trebuie raportate prin Compliance Hotline. Mai jos puteți găsi exemple de astfel de probleme de raportat.

Rețineți că Compliance Hotline sau celelalte canale interne de raportare a posibilelor fapte de încălcare a legii nu trebuie utilizate pentru raportarea nemulțumirilor clienților, efectelor secundare sau produselor falsificate. Vă rugăm să utilizați linkurile oferite mai jos pentru raportarea acestor probleme:

1. Raportați o reacție adversă

2. Raportați o reclamație privind un produs

3. Raportați un produs falsificat

De asemenea, nu trebuie să folosiți canalele de raportare pentru a face acuzații false sau pentru a răspândi zvonuri nefondate.

• Comportament neadecvat sau încălcarea politicilor și standardelor privind etica în afaceri de către Novo Nordisk sau terțe părți care reprezintă Novo Nordisk.

Exemplele includ activități neadecvate de vânzări și marketing, oferirea sau primirea de beneficii necorespunzătoare, prelevarea necorespunzătoare de mostre de produs, relații necorespunzătoare cu clienții sau terțe părți sau interacțiuni necorespunzătoare cu pacienții.

• Încălcarea gravă a principiilor Novo Nordisk Way privind practicile de management, conduita în afaceri sau comportamentul.

Exemplele includ tratamentul incorect în mod grav al unui angajat, comportamentul general necorespunzător al conducerii sau îngrijorări legate de represalii.

•  Îngrijorări privind contabilitatea, controale interne, audit și raportare financiară sau acte voite de a obține beneficii necuvenite și neautorizate, precum bani, bunuri sau servicii.

Exemplele includ declarații financiare frauduloase, controale interne deficitare, falsificarea documentelor și utilizarea necorespunzătoare a bunurilor NN sau furt.

• Preocupările privind calitatea care afectează produsele sau procesele legate de GxP, care nu sunt abordate în sistemul de management al calității obișnuit.
• O posibilă încălcare a securității datelor cu caracter personal. Accesul, divulgarea, distrugerea sau modificarea neautorizată, voită sau accidentală, a datelor cu caracter personal.
• Încălcări grave ale regulilor antitrust sau de comerțul echitabil, spionaj sau sabotaj și încălcări de securitate a informațiilor.
• Încălcări ale regulilor privind protecția mediului și, în general, încălcări ale legii sau reglementărilor aplicabile, în special în legătură cu fapte care pot fi sancționate penal.

Puteți raporta o îngrijorare accesând Compliance Hotline prin telefon sau online. Pentru raportarea unei posibile fapte de încălcare a legii puteți utiliza unul dintre următoarele canale de raportare internă ale Novo Nordisk: în format electronic prin platforma Compliance Hotline, printr-un număr de telefon pus la dispoziție de către Novo Nordisk sau printr-o întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public, cu Ofițerul de Conformitate, [Maria Muresan] desemnat cu primirea raportării sau în scris, pe suport de hârtie catre Ofițerul de Conformitate:

În scris:

Raportarea se poate realiza pe suport de hârtie, la adresa de corespondență:  Str. Buzești nr. 82-94, Tiriac Tower, etaj 9, camerele 2-11, Sector 1, București in atentia Ofițerului de Conformitate sau în format electronic, prin Portalul de raportare Compliance Hotline.

Telefonic:

Raportarea telefonică se va putea realiza la următorul număr: 0-800-360-228. Atunci când raportați un caz prin telefon, vă puteți aștepta la un timp de așteptare moderat înainte ca un agent să devină disponibil pentru a vă prelua apelul.

Întâlnire față în față:

La cererea avertizorului în interes public, cu programare prealabilă la adresa de e-mail ymmu@novonordisk.com. Această adresă de e-mail va fi folosită exclusiv pentru programarea unei întâlniri cu Ofițerul de Conformitate, nu și pentru transmiterea de informații sau documente în legătură cu raportarea.

Compliance Hotline se află sub răspunderea și monitorizarea Comitetului de audit  al Novo Nordisk A/S, terț desemnat cu primirea, înregistrarea, examinării, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor transmise prin Compliance Hotline

Platforma Compliance Hotline este operată de o terță parte, denumită Convercent, iar partea care raportează poate alege să fie anonimă. Însă, încurajăm toate persoanele care raportează să se identifice, pentru a putea investiga mai bine fapta raportată și a menține contactul cu această persoană în timpul unei investigații.

Pentru mai multe îndrumări și numerele de telefon relevante, accesați portalul de raportare Compliance Hotline.

Când deschideți link-ul, puteți selecta limba dorită dintr-o listă afișată în colțul din dreapta sus.

Portalul de raportare Compliance Hotline

Portalul de raportare Compliance Hotline – Iran (utilizați acest link dacă vă aflați în Iran)

Atunci când raportați un caz prin telefon sau online, veți primi un număr de caz unic și veți fi rugat/ă să creați o parolă aferentă. Dacă raportarea se va face în scris, pe suport de hârtie, veți primi un număr unic de înregistrare.

Cu aceste informații puteți verifica starea cazului dvs., dacă există întrebări privind raportul dvs. și puteți oferi informații suplimentare.

Primirea raportării va fi confirmată în termen de 7 zile calendaristice de la data raportării.

Avertizorul în interes public va fi informat cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, atunci când nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

Nu tolerăm discriminarea sau represalii împotriva persoanelor care efectuează o raportare sau participă la o investigație, cu bună credință. Dacă considerați că ați fost supus/ă a represalii pentru raportarea sau participarea la o investigație, trebuie să contactați imediat Compliance Hotline sau Ofițerul de Conformitate. Toate aceste raportări vor fi înregistrate și investigate cu confidențialitate.

Raportările primite pot include date cu caracter personal. Novo Nordisk va prelucra datele cu caracter personal în conformitate cu normele aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.

Alternativ la raportarea către Novo Nordisk, avertizorul în interes public poate să raporteze o posibilă încălcare a legii prin canalul local de raportare externă.

Canalele de raportare externă gestionate de Autoritatea Națională de Integritate (ANI) sunt următoarele: platforma ANI https://avertizori.integritate.eu, adresa de e-mail avertizari@integritate.eu sau telefonic, la numărul 0372.069.869